Automatisierte Dienstpläne: So einfach geht es in e2n

KI oder Automatisierung?

Im HR-Bereich besteht heutzutage vor allem der Wunsch nach Vereinfachung. Genauer gesagt: die Vereinfachung von betrieblichen Prozessen. Viele denken dabei direkt an künstliche Intelligenz. Tatsächlich verbergen sich hinter der smarten Optimierung von Betriebsabläufen aber oft Automatisierungen:

• Automatisierung: Ein nach festen Regeln und vordefinierten Abläufen stattfindender Prozess – ideal für sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben.
• Künstliche Intelligenz: Lernt aus Daten, passt sich an und trifft so Entscheidungen. Anhand dieser gelernten Muster werden dann z. B. Vorhersagen getroffen.

Das Einteilen von Schichten basiert in erster Linie auf festen Regeln und Vorgaben. Eine KI wird für die effiziente Erstellung von Schichtplänen also nicht unbedingt gebraucht – auch wenn sie Dich dabei u. a. durch individuelle Vorhersagen unterstützen kann.

Eins haben beide Konzepte jedoch gemeinsam: Sie nehmen Dir eine ganze Menge Aufwand ab. Trotzdem solltest Du regelmäßig einen prüfenden Blick auf das Ergebnis werfen – denn Du kennst Deine Betriebsabläufe schließlich am besten und kannst bei Bedarf Anpassungen treffen.

Umsatzgestützte Personaleinsatzplanung: Vorteile für Manager*innen

Dank der umsatzgestützten Personaleinsatzplanung teilst Du Deine Mitarbeitenden immer dann ein, wenn sie tatsächlich im Betrieb gebraucht werden. Gleichzeitig hast Du auch Deine Personaleinsatzkosten besser im Blick – so kannst Du Zeit und Geld sparen. Verfolgst Du Deine Zahlen nämlich in Echtzeit, kannst Du flexibel auf Umsatzschwankungen reagieren und Über- oder Unterbesetzungen vermeiden. Dadurch planst Du effizienter und steigerst zur selben Zeit die Zufriedenheit Deiner Mitarbeitenden – denn ein durchdachter Dienstplan bedeutet gleich weniger Stress und eine fairere Verteilung der Arbeitszeiten.

So geht’s: 3 Schritte zum automatischen Dienstplan

Die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung setzt sich aus 3 Teilen zusammen. Und dank e2n hast Du in jedem Schritt die Möglichkeit, den Prozess durch Automatisierungen zu vereinfachen – fangen wir an!

Schritt 1: Umsatzplanung

Zuerst solltest Du Deinen Umsatz planen. In e2n werden Dir hierfür Werte aus der Vergangenheit angezeigt, an denen Du Dich für die zukünftige Umsatzplanung orientieren kannst. Faktoren wie Saisonschwankungen oder das Wetter können jedoch auch einen Einfluss auf den Umsatz haben – deswegen solltest Du auch sie berücksichtigen.

Den monatlichen Umsatz kannst Du dann auf die einzelnen Tage aufteilen, sodass Du den Personalbedarf möglichst gut steuern kannst. Gleichzeitig kannst Du so vorausschauend planen und flexibel mit Änderungen umgehen. Wir dürfen nicht vergessen: Die Umsatzplanung ist die Grundlage für die anschließende Schichtplanung.

Automatisierung:
Mit der KI-gestützten Umsatzprognose kannst Du noch exakter planen: Statt auf Dein Bauchgefühl zu hören, planst Du damit nämlich datenbasiert. Grundlage für die Vorhersage sind neben historischen Umsatzdaten aus e2n Faktoren wie z. B.:

• Saisonale Schwankungen
• Wetterdaten
• Transaktionen aus der Kasse
• Warenwirtschaft
• Eventkalender

Die Umsatzvorhersage kommt von unserem Partnerunternehmen sell&pick. Sie schicken die prognostizierten Umsätze an e2n. Sollten sich Bedingungen ändern, wird die Vorhersage regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht. Wir klären individuell mit Dir, wie weit im Voraus die Umsatzvorhersage erfolgt und bis wann die Änderungen berücksichtigt werden sollen.

Schritt 2: Schichtplanung

Hast Du den Umsatz vollständig geplant, erstellst Du basierend darauf ein entsprechendes Schichtgerüst. Wenn Du dann eine neue Schicht anlegst, sagt Dir die Software direkt, wie diese sich auf die Tagesproduktivität (in Bezug auf Deinen Plan-Umsatz) auswirkt. Individuell einstellbare Tagesvorlagen für verschiedene Umsatzziele helfen Dir dabei, noch effizienter zu arbeiten.

Automatisierung:
Mit intelligenter Automatisierung kannst Du Deine Ressourcennutzung verbessern und Fehler minimieren. Das Schlagwort: dynamische Schichtplanung. Die dynamische Schichtplanung schlägt Dir regelmäßig Schichten für Deine Dienstplanung vor. Dabei wird mit den folgenden Daten gearbeitet:

• Deine Zielproduktivität

• Historische Daten (Umsätze aus Kassensystemen, vergangene Schichten und Arbeitszeiten aus e2n)

• KI-gestützte Umsatzprognosen und aktuelle Umsatzdaten aus der Kassenschnittstelle

• Rahmenbedingungen einzelner Standorte (Mindest- und Maximalbesetzung, Liefertage, Öffnungszeiten)

• Veranstaltungskalender

• Ferien & Feiertage

Sollten sich äußere Faktoren ändern, werden die Schichten dynamisch auf die aktuellen Anforderungen angepasst und in e2n als Vorlage übermittelt. In der Software kann die Vorlage dann ausgewählt und eingefügt werden. Wenn schon ein Schichtplan (mit oder ohne Angestellte) hinterlegt ist, werden die jeweiligen Schichten automatisch angepasst.

Basiert Deine Schichtplanung auf Deinem Umsatz und den für einen Standort spezifischen Bedingungen, dann kannst Du Deine Personalkosten aufgrund der optimierten Dienstplanung besser steuern.

So geht es weiter
Du willst Deine Prozesse optimieren? Lass uns in einem unverbindlichen Beratungstermin darüber reden. Wir analysieren Deine Bestandsdaten und geben Dir die Erkenntnisse, die Du brauchst. Im Fokus steht: Gibt es in Deinem Betrieb Möglichkeiten zur Optimierung? An welchen Stellen hängt es? So erstellen wir passende Handlungsempfehlungen für Dich. Möglicherweise ist die dynamische Schichtplanung die ideale Lösung. Vielleicht passen andere Maßnahmen besser. Unser Versprechen: Wir drehen Dir nichts an, was Du nicht brauchst – und kommst definitiv mit Mehrwert aus dem Gespräch.
-> Lass uns Deine Daten analysieren

Schritt 3: Personalplanung

Nun steht Dein Schichtgerüst. Im nächsten Schritt geht es darum, dieses mit den passenden Angestellten zu befüllen. Dabei zeigt Dir die Software stets die Auslastung der Mitarbeitenden. Zusätzlich siehst Du auf einen Blick, in welche Schicht Du welche Angestellten einteilen kannst. Deine Mitarbeitenden können dabei über die Benachrichtigungsfunktion in ihrer e2n perso App darüber informiert werden, wann sie arbeiten sollen.

Automatisierung:
Mit Hilfe des e2n Assistenten brauchst Du in e2n nur einen Klick – schon sind Deine Angestellten in die passenden Schichten eingeteilt. Dabei bestimmst Du selbst, welche Kriterien im Vordergrund stehen – etwa die Auslastung des Teams oder individuelle Wünsche der Mitarbeitenden.

Es gilt also:

• Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Schichtwünsche werden automatisch miteinbezogen
• Der Assistent arbeitet nach Deinen individuellen Präferenzen
• Auslastungskapazitäten und gesetzliche Vorgaben (etwa aus dem Arbeitszeitgesetz) werden ebenfalls automatisch berücksichtigt
• Der automatisch erstellte Personalplan kann nachträglich manuell bearbeitet werden

Als Manager*in kannst Du Dein Team auch weiterhin manuell ins Schichtgerüst einteilen. Wenn Du jedoch möglichst effizient auf individuelle Wünsche eingehen oder Rechtsverletzungen vermeiden willst, dann würde die händische Zuteilung sehr lange dauern. Durch die Automatisierung sparst Du Dir also eine Menge Zeit und Du weißt sicher: e2n erstellt anhand Deiner individuellen Vorgaben den bestmöglichen Personaleinsatzplan.

So geht smarte Dienstplanung

Du möchtest Betriebskosten sparen und im Betrieb effizienter arbeiten? Dann führt kein Weg an einer durchdachten Dienstplanung vorbei. Die gute Nachricht: Der perfekte Dienstplan wartet schon auf Dich!

In e2n nehmen Dir smarte automatisierte Prozesse einen Großteil der Arbeit bei der Dienstplanung ab. So lassen sich effektiv Personalengpässe vermeiden und Überstunden reduzieren. Das Ergebnis: effizientere Betriebsabläufe und eine höhere Produktivität.

In unserem Blogartikel erfährst Du im Detail, wie Du in e2n einen umsatzgestützten Personalplan schreibst. Informier Dich jetzt und bring System in Deine Dienstplanung!

-> So schreibst Du den perfekten Dienstplan